はじめに

みなさんこんにちは！新卒19期の、植竹、田島、藤田、松川です。

突然ですが、弊社には通常業務以外にも様々な社内プロジェクトを実施しています。
今回はその中でも、「ナレッジ共有会」の運営に携わる「ナレッジ管理委員会」の方々にインタビューをしてきました！

ナレッジ共有会の現状

ナレッジ共有会とは

 松川

はじめに、ナレッジ共有会の説明を簡単にお願いいたします！

佐久間さん

簡単に説明すると、全社にナレッジを共有する場です。
例えば、案件の実績共有や、メディアのアップデート情報等を共有して、
全員がナレッジや情報をキャッチアップできる場にしています！

松川

私自身、新しい情報を毎回自分で拾うのは難しいと感じているので、このような場があるのがありがたいと感じています。

佐久間さん

確かにね…。全媒体を逐一キャッチアップするのは難しいよね。

※ナレッジ共有会：営業・メディア担当・クリエイティブプランナー・ストラテジックプランナー等、
　全部署の社員がオンラインで参加。実施頻度は週1回。

設立背景

松川

そもそもナレッジ共有会がどのようにしてはじまったのか、設立背景を伺いたいです！

樋口さん

入社して10年目ですが、かなり昔から「情報共有会」というものがあったんですよ。
形は年々変化していったのですが、運用部が媒体の情報を共有して皆がインプットする場が続いていました。
5分、10分程度の。
でも参加者がかなり少なかったんですよ。かつ、一方通行のコミュニケーションのようでした。
そこでもう少し、改善し拡大していきたいな、と当時上長だった江藤史雄さんに相談したのが最初のきっかけです。
私が他の広告代理店に出向してて思ったのが、広告代理店って沢山ある中で、同じWeb広告の管理画面を使って
同じベストプラクティスがあって…。運用するという意味だと、他社とそこまで差が生まれにくいじゃないですか。
でも各代理店ごとの「色」があると思っていて、情報と経験を共有して溜めていく場所が「色」につながるので、
絶対に必要だと思いました。なので作ったという経緯になります。

松川

もともとあったものを拡大したイメージですね！

樋口さん

そうです！「情報共有会の改革に向けて」と題して色々な部署に壁打ちをしたりもしました。
メディアのアップデート情報だけでなく、コンペ資料の共有や、クリエイティブプランナーや
ストラテジックプランナーの情報も共有すべきだと思っています。

田島

樋口さんが事前に送ってくださった資料に、昔は参加人数が少なかったから議論の場として成り立っていたと拝見しましたが、
実際どうでしたか。

植竹

先輩とナレッジ共有会について話していたときに、昔は意見を言い合って議論が盛り上がっていたと伺いました！

樋口さん

一番最初は、会社の人数も少なかったですし、ひとつの会議室でラフな共有の仕方をしていました。
今の規模だと難しいですよね…。

田島

今の規模だと、オンラインならではでコメントやリアクションを皆さんしていますよね！入社当初は驚きました！

※実際のナレッジ共有会の様子

樋口さん

ただのアップデート共有だけではなく、コンペの資料や提案の共有等は皆の糧になると思います。その共有によって、
「同じ世代がこんなに頑張っているんだ！」って思う副次的な効果を生む場でもいいと思うんですよ。

ナレッジ管理委員会とは

松川

続いて、ナレッジ共有会の進行を行っている「ナレッジ管理委員会」に関してお話を伺いたいのですが、委員会では
前日にミーティングを行って準備をされているとお聞きしました。
ミーティングでは実際に、どのような内容をお話されているのでしょうか？

麻生さん

そもそもファシリテーターとして進行を行うメンバー側が内容を理解する必要があるため、内容をすり合わせたり、
事前に記載者に質問を行ったりしています。
また、内容を見て発表の優先順位を考えたり、ファシリテーターと記載者どちらの発表の方が良いか考えたりしています。
※ナレッジ共有会専用のスプレッドシートには、記載者同士で事前に持ち寄った情報を記載している。

植竹

発表する人も委員会側が決めるシステムなのですね。

麻生さん

そうですね。ナレッジ共有会の時間は1時間と決まっているので、その中でコントロールするために、ファシリテーター発表にして
時間を節約することもあれば、媒体の仕様のアップデート等はメディア担当者が説明するように割り振る等しています。
あとは、最近入社された方には積極的に発表を行ってもらい、名前を知ってもらう機会になるように考えています。

植竹

多角的に考えて決めているのですね！

田島

このナレッジ管理委員会のミーティングは、以前から開催してたのですか？

樋口さん

情報共有会からナレッジ共有会にアップデートするタイミングで始めました。

田島

その目的としては、当日の共有会を時間内に上手くマネジメントするためということなのでしょうか？

樋口さん

そうですね。タイムマネジメントの意味もありますし、記載内容の粒度を揃えることも行っていましたね。
今でもディスカッションは行ったりしますかね？

佐久間さん

結構ディスカッションしますね！

麻生さん

新しいツールに関して、「こう使えそう！」等会話することもありますね。

佐久間さん

活用事例を共有したりもしますね。例えば、今ストラテジックプランナーの方々が出してくれている「モーメントカレンダー」も、
自分がクライアントに提案を行う際に持っていったことがあります。
そのような活用の仕方も、このミーティングの場で共有していますね。

　※モーメントカレンダー：季節・イベントごとのトレンドを分析したもの

藤田

ナレッジ管理委員会の中で、新たなつながり等はありましたか？

麻生さん

他部署の方等、初めてお話する方もいらっしゃいましたね。

樋口さん

普段できない交流が生み出されるのも良い機会ですよね。

田島

委員会では横のつながりが大切なのですね。
ちなみに、委員会のメンバーはどのように決められるのでしょうか？

佐久間さん

基本自分の部署から後継を見つけて引き継いでいく感じですね。
その背景としては、色々な部署のつながりを生み出すこともそうだし、多角的な立場からの視点を踏まえて、
全体に情報を伝えることができるようにするためですね。
あとは、ある程度業務経験があって、知識の下地が身についている人に任せることが多いですね。

田島

お二方は選ばれたときどう思いましたか？

麻生さん

枠が限られている中で選ばれたのは、結構嬉しかったですね。

植竹

「認められた」という感じがするのですね。

佐久間さん

わかります！私は結構やりたかったっていうのもあって、嬉しかったですね。

藤田

メンバーの期間は決まっているのですか？

麻生さん

基本半年ですね。他の人が経験することも大切なので回すようにしています。

ナレッジ管理委員会に入って良かったこと

佐久間さん

1つ目は、ナレッジへの理解がより深まったことですね。自分がファシリテーターを行うとなると、
「キャッチアップしなくては！」という意識で、より自分事化して考えて下調べを行ったりするので…！
2つ目は、委員会のディスカッションを通じて、案件にどう転用できるかを考えられるようになったことですね。
あとは全社の前で話す経験も貴重だなと感じていました…！

松川

確かに全社の前で話すことってなかなかないですもんね…！

田島

実際に社内で実施したアンケートによると、参加者の95％が「ナレッジ共有会での知見が仕事に活かされたことはある」
と答えており、ナレッジ共有会は全社にとって必要不可欠なものになっていると言えると思います！

今後の展望

田島

今後の「ナレッジ共有会」の課題や展望はありますか。

麻生さん

ファシリテーターの経験がすごく糧になったので、もっと若手（1,2年目）が手を挙げてくれたら嬉しいです。
推薦されて嬉しい役割の立ち位置になってほしいですね。

佐久間さん

ナレッジ共有会全体の現時点での振り返りを行いたいですね。
ナレッジ共有会の在り方について、委員会としての推測はできるけれど、まだ見える化できていない状況だと思います。
なので一回整理して課題を抽出できてからの話だと思っています。

樋口さん

私は特にないですね。笑
ナレッジ共有会を活用して、提案しているという話を聞けただけで、満足です！
会社の活動の一つの軸になっていると感じられたので嬉しいですし、この文化が継続してほしいと思います。

田島

アンケート内でもそのような活用事例出てきて、自分自身も学びになりました！

終わりに

弊社では、’’あたりまえ’’の日常に組み込まれている「ナレッジ共有会」の真相について
知ることができ、非常に興味深く良い機会となりました。

 

以下、直近公開された記事となります。
Notionの具体的な活用方法に関して知ることができますので、併せてご覧ください。

Notionって何ができるの？